効率的に仕事をする！タイムマネジメントのコツ

効果的なタイムマネジメントは、スケジュールの作成と時間の使い方に関する知識とスキルを駆使することにあります。この記事では、タイムマネジメントのコツやトリックを駆使して、効率的かつ効果的なスケジュールを作成するための具体的な手法とツールを紹介します。忙しい日々の中で、重要なタスクに集中し、時間を最適化するためのプラクティカルなアドバイスをご提供します。さあ、時間を有効に活用し、生産性を向上させるためのスケジュール作成術を学んでみましょう。

1. タイムマネジメントの基本

1.1 目標設定と優先順位の決定方法

タイムマネジメントの基本は、明確な目標の設定と優先順位の決定です。

目標を設定する際には、具体的で測定可能な目標を立てることが重要です。

「なんのために」という目的がはっきりしているとそのためにやる必要があることや必要な時間が出てきます。

【目標を立てる】
　・何をしなければいけないかわかる
　・その目標を達成するための時間がわかる（予測できる）

また、タスクやプロジェクトの優先順位を決める際には、重要度や緊急度、期限などを考えましょう。
これによって、時間を効果的に配分し、重要なタスクに集中することができます。

緊急度、重要度で優先度を考えたい場合には下図のようなマトリクスを用いると頭の中の整理がスムーズにいきます。

特に「A」は優先すべきタスクになりますし、「D」は無駄なタスクになります。

でも「D」に当てはまるものはちょっとした雑談だったりして、無駄だけどコミュニケーションや気分転換として求めやすいものが該当します。

効率よく仕事をしたいなら、「D」は徹底的に排除すべきですが、行き詰まった時は「D」を活用するのも手かもしれません。

1.2 スケジュールの作成と時間の予測

日々のタスクや予定を明確に計画するために手帳やTODOリストの管理は必須といえる方法です。

手帳にしてもTODOリストにしても記載し忘れると、マネジメントできなくなるので要注意です。

手帳もTODOリストもやることは素晴らしいです。
でも書き忘れることがないように、ぼくは手帳の中にパソコンで作成したTODOリスト入れてどちらも確認できるような習慣を作っています。

【スケジュールの管理忘れを防ぐためには】
　・管理するものは必要最小限に（あれこれやらない）
　・手帳の中にTODOリストも管理するなどして一括化してしまう

いろいろな機能のあるアプリもありますが、医療職の現場ではスマホを見ることはできませんし、紙媒体での管理の方がベターですよね。

紙媒体やアプリなど様々なもの使いこなせる人は良いですが、大体タイムマネジメントで悩んでいる人であれば、どれか一つを徹底的に使うことに特化すべきだと思います。

タスクの所要時間を予測することも必要です。そのタスクの実行可能性や余裕を確保することができます。

スケジュール作成と時間の予測に関して、ぼくなりにしていることは以下の通りです。

・業務前・業務後は必ず手帳を見る習慣をつける。
・会議で次の日程が出たらすぐに手帳に書き込む＆TODOリストへ記入
・その場で優先度を順位づけする（TODOリストで優先度書き込む）

以上が、タイムマネジメントの基本の一部です。目標の設定と優先順位の決定、スケジュールの作成と時間の予測は、効果的なタイムマネジメントにおいて重要な要素となります。これらを実践することで、時間の効率化と生産性の向上を図ることができます。

2. タイムマネジメントの重要性と利点

2.1 生産性の向上と効率化のメリット

タイムマネジメントを適切に行うことによって、生産性を向上させることができます。時間を有効に活用し、優先順位の高いタスクに集中することで、タスクの完了までの時間を短縮できます。また、タイムマネジメントは効率化にも繋がります。タスクの適切なスケジュール化や時間の予測、効果的なタスク管理手法を取り入れることで、作業の手間や重複を減らし、効率的な作業プロセスを構築できます。

2.2 ストレス軽減とワークライフバランスの改善

タイムマネジメントは、ストレス軽減とワークライフバランスの改善にも効果的です。適切なスケジュール管理によって、タスクの抱えるストレスや圧迫感を軽減することができます。また、時間をうまく使い、タスクを効率的にこなすことで、仕事とプライベートの両方に充実感をもつことができます。適切な時間配分によって、仕事と自己の充実度をバランス良く保つことができるため、ワークライフバランスの向上に寄与します。

以上が、タイムマネジメントの重要性とメリットの一部です。生産性の向上と効率化によって業務の成果を最大化し、ストレス軽減とワークライフバランスの改善によって充実した日常を送ることができます。

仕事のやること、やらないことがわかってくると日常生活でも効率的に動けるようになってきます。

無駄な時間を有効的な時間に置き換える頻度が増えるので、結果的に余暇時間を創ることができたり、家族の時間をより良いものにできる可能性を秘めています！

3. タイムマネジメントの敵「先延ばし」への対策

あれこれタスクが増えてしまうとやってしまうのが、先延ばしです。

先延ばしを克服するためには、いくつかの方法があります。

①小さなステップに分解する
②始める前に明確な目標を設定し、自分自身に対して締め切りを設ける
③集中力を高めるための作業環境をつくる
④時間を区切って取り組む時間管理法を取り入れたりする

勉強も「まずは５分取り掛かる」ってだけでその後も集中できたりするものですし、取り組みやすくなるための方法を駆使できると良いですね！

④の「時間を区切って取り組む時間管理法」についてはポモドーロテクニックが有効です！

4. タイムマネジメントの障害と克服策

4.1 「集中できない」ときの解決策

無駄を省き、効率性を求めるタイムマネジメントなのに、「集中できない」。

そんな時には以下の解決策が有効です。

①作業環境を整える
②静かな場所で取り組む
③スマホなどを通知をオフ
④ポモドーロテクニックで時間を時間を区切って取り組む
⑤心がざわつくなら集中できるマインドフルネス

自分が整わないなら環境で整えようのスタンスです。

4.2 適切な休息とリフレッシュが大事！

タイムマネジメントにおいて、適切な休息とリフレッシュは欠かせません。

疲労が蓄積すると集中力や生産性が低下し、効率的な作業が困難になることがあります。
適度な休息を取ることで、体力と集中力を回復させることができます。

ただ寝て休息するだけでなく、定期的な休憩やストレッチ、深呼吸などのリラックステクニックを取り入れることで、作業の効率を高めることができます。

また、適切な休息とリフレッシュの手段として、適度な運動や外出、自分の趣味や興味のある活動に時間を割くことも重要です。これによって、気分転換やストレスの解消が促されます。

また、睡眠の質を向上させることも重要です。十分な睡眠時間を確保し、良質な睡眠をとることで、体力の回復と脳のリフレッシュを図ることができます。

ただタイムスケジュールを駆使するだけでなく、環境を整えたり、自分の体調に目を向けることも大切なマネジメントの一つです。

5. まとめ

タイムマネジメントができるようになってくるとどんな仕事があって、いつまでにしなければいけないかがはっきりするので、とても動きやすくなります。

ですが、それ以上にタスクが舞い込んでくる時もあって多忙になることもあるかもしれません。
また、優先順位がつけられないぐらい重要なものだらけが目の前にある状態も少なくありません。

そんな時は周囲に助けを求めたり、どこまでならできるかを提示しながら進めていくようにするだけでも良い方向へ迎えるかもしれません。

今回の記事はここまでです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。