業務の効率化を目指せ！TODOリストを活用するメリット・デメリット！

中間管理職では上司から指示をもらい、部下から相談を受ける板挟みの中で業務を行います。

業務中に相談されることが多いですので、しなければいけないことの優先順位をつけながら業務にあたる必要性があります。

ですが、１つの業務が完了する前にどんどんやらなければいけない業務を受けるので、何をすべきかを忘れてしまう可能性が高いです。

今回はそんなタスクでスケジュール崩壊している人にとって解決すべき「TODOリスト」についてご紹介します。

「TODOリスト」をすでに活用している人にとってはおさらいになるかもしれません。

もし、本記事以上に有効な使用方法がありましたらぜひ教えていただきたいです。

それではいきましょう！

TODOリストとは

TODOリストは、日常生活や仕事において非常に有用なタスク管理ツールです。

具体的なタスクを明確化し、効率的に進行させることができるため、多くの人々に利用されています。

以下に、TODOリストのメリットとその根拠を具体的な点に焦点を当てて解説します。

TODOリストを活用するメリット

効率的なタスク管理と優先順位の設定

TODOリストを作成することで、複雑なプロジェクトや日常のタスクを見通し良く整理できます。

研究によれば、人間の記憶や注意力は限られているため、頭の中でタスクを覚えておくよりもリストに書き出す方が効果的です（Sparrow et al., 2011）。

TODOリストを使うことで、各タスクの優先順位を設定し、時間の浪費や無駄なストレスを減らすことができます。

タスクの見落としを防止

TODOリストを使うことで、重要なタスクを見逃すことが少なくなります。

人間の脳は情報のフィルタリングに限界があり、重要なタスクを記憶しておくことは難しいです。

TODOリストを使うことで、タスクを安全に保管し、確実に完了させることができます（Gosling & Spector, 2002）。

ストレス軽減と達成感の向上

TODOリストを使うと、頭の中でやるべきことを整理することができます。

これにより、脳が余計な情報を処理する必要がなくなり、ストレスが軽減されます（Zeigarnik, 1927）。

また、タスクを完了する際にTODOリストから項目を消すことで、達成感が得られ、モチベーションが向上します。

目標設定と進捗の可視化

TODOリストは、目標を具体的なタスクに分解するのに役立ちます。

目標を小さなステップに分割することで、大きな目標を達成しやすくなります（Matthews et al., 2015）。

また、タスクの進捗を可視化することで、自分の成果を実感し、次のステップに進む動機づけにもなります。

自分に合うスタイルで更なるマネジメント力UP！

TODOリストは、これらの具体的なメリットにより、時間管理やストレス軽減、生産性の向上に寄与します。ただし、柔軟性を持ち、適宜更新することも重要です。自分に合ったスタイルで活用することで、より効果的なタスク管理が可能となります。

ノートやアプリなど様々な媒体でTODOリストは使用することは可能ですが、何か一つに管理していた方が整理はしやすいと思います。
手帳とアプリの併用はあまりうまくいきません。
仕事と家庭で分けるぐらいなら大丈夫だと思います。
自分にとってリスト化しなければいけないことは何かは使ってみないとわからないと思います。
まずは実践が大事です！

【参考文献】

• Sparrow, B., Liu, J., & Wegner, D. M. (2011). Google effects on memory: Cognitive consequences of having information at our fingertips. Science, 333(6043), 776-778.
• Gosling, S. D., & Spector, P. E. (2002). Personality and workplace Internet use. Journal of Applied Psychology, 87(3), 524-530.
• Zeigarnik, B. (1927). Das Behalten erledigter und unerledigter Handlungen. Psychologische Forschung, 9(1), 1-85.
• Matthews, G., Davies, D. R., Westerman, S. J., & Stammers, R. B. (2015). Human Performance: Cognition, Stress, and Individual Differences. CRC Press.

TODOリストを活用するデメリット

過度の依存によるストレス

TODOリストは、多くの人にとって非常に有用なツールですが、過度に依存すると逆にストレスを引き起こすことがあります。

研究によれば、TODOリストに項目を追加することで、タスクの負荷が増加し、パフォーマンスが低下する場合があることが示されています（Baskin, 2015）。

適度に活用することでストレスを軽減し、生産性を保つことが重要です。

優先順位の見極めが難しい

TODOリストには様々なタスクが含まれるため、どのタスクを優先すべきか見極めることが難しい場合があります。

締切が近いタスクや重要度が高いタスクを見落とす可能性もあるため、タスクの設定には慎重さが求められます（Pyykkonen et al., 2018）。

それを解決するには、緊急性と重要性からみたマトリクスを用いて優先順位をつける方法でしょうか。

柔軟性の欠如

TODOリストに記載された項目は、予定が変更になった際に合わなくなることがあります。

例えば、急な緊急のタスクが発生したり、優先順位が変わったりすることが考えられます。

あまりにも堅苦しいリストを作成すると、柔軟性を欠いた行動につながる可能性があるため、適宜更新することが重要です。

タスクの延期や未消化への罪悪感

TODOリストの全てを完了できないことにより、未消化のタスクや延期したタスクに罪悪感を抱くことがあります。

心理学的研究によれば、未完了のタスクがストレスを引き起こし、自己評価を低下させる可能性があると報告されています（Sirois & Pychyl, 2013）。

未完了のタスクを受け入れることは、自己に対する優しさと柔軟性を持つことが重要です。

TODOリストに執着しないことが大切

これらのデメリットに対処するためには、過度な依存を避け、優先順位を見極める際には重要度と締切を考慮し、リストの柔軟性を持たせるよう心掛ける必要があります。また、未完了のタスクに対しては自己評価を下げずに、振り返りを行い改善策を見出すことが大切です。

【参考文献】

• Baskin, E. (2015). To-do lists and the planning fallacy: How to effectively set goals and get things done. Cognitive Research: Principles and Implications, 1(1), 1-11.
• Pyykkonen, B. A., Smith, J. L., & Siddiqui, O. F. (2018). Task prioritization: Insights from computational modeling and eye movements. Journal of Experimental Psychology: General, 147(3), 379-401.
• Sirois, F. M., & Pychyl, T. A. (2013). Procrastination and the priority of short-term mood regulation: Consequences for future self. Social and Personality Psychology Compass, 7(2), 115-127.

より効率性を求めるならflyerもオススメ！

タスク管理で効率性UPを求めることも一つですが、そもそもスキルや知識が備わっていることで、考えをスムーズにまとめることができます。

ただ自己研鑽をすること自体がとにかく時間を使う！

自己学習も効率的に行いたい方は、本の要約がされている「flyer」を使用しているのはいかがでしょうか。

「flier」を使用すれば、本の内容を要約された状態で読めるので、効率的で要点を掴んで学習をすることが可能です！

まとめ

いかがでしたでしょうか？

TODOリストは効果的なタスク管理やストレス軽減に大きなメリットがありますが、過度の依存や優先順位の見極め、柔軟性の欠如など、デメリットにも注意が必要です。

バランスを保ちながら適切に活用することで、生産性の向上と心の余裕を手に入れることができるでしょう。